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Los procesos de negocio de siempre
Cuando implantamos un ERP debemos de tomar en cuenta los diferentes procesos de negocio presentes en toda organización, identificándolos claramente para implementar el que realmente agregue valor a la empresa y hacernos de más y mejores clientes.
En el mundo entero tecnologías van y tecnologías vienen en un proceso de constante cambio: mainframes, minis, cliente/servidor, web, móvil, etc. Sin
Cuando implantamos un ERP debemos de tomar en cuenta los diferentes procesos de negocio presentes en toda organización, identificándolos claramente para implementar el que realmente agregue valor a la empresa y hacernos de más y mejores clientes.
En el mundo entero tecnologías van y tecnologías vienen en un proceso de constante cambio: mainframes, minis, cliente/servidor, web, móvil, etc. Sin embargo, la implantación de un ERP no es solamente un proyecto de tecnología, sino que también es un proyecto de negocio.
En el artículo anterior mencionaba que en todo proyecto de ERP debe haber cinco conceptos que debemos controlar en detalle para obtener los resultados esperados: hardware, comunicaciones, software, procesos y personas. En esta ocasión nos enfocaremos en el concepto “procesos”, que se refiere realmente a los “procesos de negocio”, no tan sólo de la empresa en donde se implantará el ERP, sino también se deben definir y racionalizar los procesos de negocio del equipo de trabajo que se hará cargo de su implantación, es decir, debe haber una Metodología de Implantación del ERP probada y definida claramente.
Vayamos por partes entonces para clarificar cada una de estas ideas y entender su impacto en las operaciones del día a día de una organización. En primer lugar, recordemos que los procesos de negocio son aquellos que nos indican qué y cómo se debe de hacer algún trabajo específico, dentro de las operaciones de la empresa y agregar valor a la operación de la misma. Se debe de poner especial énfasis en las actividades a realizar, si y sólo si, agregan valor a la operación total de la organización, ya que de otra forma, simplemente se estaría perdiendo tiempo valioso y, por consecuencia, dinero. A este respecto, el mundo de los negocios está plagado de ejemplos de la vida real originados por diferentes índoles que trataremos en otro artículo.
Basado en lo anterior, definitivamente una empresa “ES” el reflejo de sus procesos de negocio. Si estos no están definidos, cada colaborador de la organización hará su trabajo como mejor crea o como mejor le parezca o, en el mejor de los casos, como le explicaron que se ha venido haciendo desde siempre. Es aquí en donde está la importancia de definir a detalle el proceso de negocio a realizar para cada área de la empresa y, aunque esto no es suficiente, sí es de suma importancia para sentar las bases de los estándares de eficiencia que toda organización desea. Recordemos que el implantar un ERP es una excelente oportunidad para replantearnos qué se hace y cómo se hacen las cosas dentro de la compañía, para que ésta genere valor agregado y poder así vender más fácilmente su producto/servicio.
Además de definirlos, también es muy importante tomar en cuenta que todos los involucrados los conozcan, los entiendan y además los lleven a cabo. Tal y como lo comentaba en el artículo anterior, toda empresa que he conocido tiene cinco procesos de negocio que hay que tomar siempre en cuenta en cada implantación de un ERP. Desglosemos entonces cada uno de ellos que, aunque se explican por sí solos, debemos considerar ciertos puntos.
1. Proceso de negocio actual. Todas las organizaciones en el mundo funcionan de alguna manera u otra, tengan o no su proceso de negocio formalizado, su funcionamiento se da. Esto nos da la pauta para que se genere la mejora continua, dado lo cambiante del entorno empresarial en la actualidad y el rápido movimiento de las tendencias a nivel mundial, ya que siempre debemos de estar tanto generando tendencias como adaptándonos a las que aparecen cada día en nuestro entorno.
2. Proceso de negocio documentado. Sí, siempre hay un desfase entre el actual y el documentado, esto se debe a la velocidad con la que se mueven las organizaciones ya que aunque se lleve el proceso de negocio documentado de manera formal o bien no se lleve del todo, siempre habrá desfases entre el actual y el documentado. Algo importante es que todas las organizaciones tenemos nuestro proceso de negocio documentado de alguna forma u otra, ya sea con un documento formal o bien mediante correos electrónicos, memorandos, minutas de junta, etc.
3. Proceso de negocio óptimo. Toda organización tiene su proceso de negocio óptimo que, debido a lo cambiante del ambiente empresarial en el mundo, cambia vertiginosamente día a día. Este proceso de negocio, garantiza la mejor forma de trabajo para la organización, así como también maximiza el valor agregado que la empresa genera para el beneficio de sus clientes; sin embargo, dada su característica cambiante siempre es difícil de implementar en los proyectos de ERP. Nunca hay que perderlo de vista y debemos de actualizarlo constantemente, ya que esto nos hará siempre competitivos y a la vanguardia en la preferencia de los clientes.
4. Proceso de negocio deseable. En la mayoría de los casos, el personal involucrado en definir el proceso de negocio de cada área dentro de la empresa, sabe qué es lo que quiere y lo que le gustaría tener para mejorar su área; sin embargo, no necesariamente es alguno de los otros procesos de negocio que aquí describo. En diferentes ocasiones al estar diseñando el proceso de negocio para una organización, me he topado con que la gente empieza a soñar con su proceso con gran ilusión y creyendo en que esa es la mejor forma para llegar a ser más eficientes y efectivos en su trabajo; sin embargo en casi todas las veces, caen en redundancias innecesarias, controles sin sentido, solicitudes de información irrelevante o actividades que más que aportar valor a la empresa, agregan burocratismo o lentitud en la operación del día a día. Más aún, llegan a realizar solicitudes de gráficas o reportes que, días después no saben para qué lo pidieron.
5. Proceso de negocio lograble. Dadas todas las circunstancias que viven las organizaciones con respecto a sus fuerzas, debilidades, carencias y situación de diversas índoles tales como físicas, económicas, de recursos humanos, etc. se debe de tomar en cuenta que el proceso de negocio óptimo no siempre se podrá implantar en la empresa. No tendría sentido alguno el establecer que el proceso de negocio óptimo se llevará a cabo, ya que por una razón u otra es imposible, es por eso que el proceso de negocio lograble es de suma importancia. Este es el proceso de negocio que sirve de base para implementar todo proyecto de ERP.
En resumen, un proyecto de ERP es primero un proyecto de negocio, después uno de tecnología y finalmente uno de personas, ya que primeramente se definen los procesos de negocio a seguir en cada área, para después automatizarlos con tecnología basada en hardware, comunicaciones y software y, finalmente, capacitar, entrenar y asesorar a las personas encargadas de cada uno de los procesos dentro de la compañía.
Arístides T. Palma Barrera
Graduado en 1985 del Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey (ITESM) de la carrera de Ingeniero en Sistemas Electrónicos. Cuenta con estudios de postgrado en el ITESM, en administración de sistemas de información. Además, ha sido catedrático en diferentes universidades a nivel licenciatura y postgrado en las áreas de informática y ha impartido conferencias en innumerables diplomados, foros, congresos y seminarios relacionados con Tecnologías de Información.
Fundador y director general de Zafiro Business Software desde 2009, empresa creadora de Zafiro ERP, sistema de planeación de recursos empresariales orientado a medianas empresas como Clubes Sociales y deportivos, refaccionarias, ferreterías, comercializadoras y de servicios. Puede comunicarse con el ingeniero por medio de apalma@ZafiroERP.com
En el mundo entero tecnologías van y tecnologías vienen en un proceso de constante cambio: mainframes, minis, cliente/servidor, web, móvil, etc. Sin embargo, la implantación de un ERP no es solamente un proyecto de tecnología, sino que también es un proyecto de negocio.
En el artículo anterior mencionaba que en todo proyecto de ERP debe haber cinco conceptos que debemos controlar en detalle para obtener los resultados esperados: hardware, comunicaciones, software, procesos y personas. En esta ocasión nos enfocaremos en el concepto “procesos”, que se refiere realmente a los “procesos de negocio”, no tan sólo de la empresa en donde se implantará el ERP, sino también se deben definir y racionalizar los procesos de negocio del equipo de trabajo que se hará cargo de su implantación, es decir, debe haber una Metodología de Implantación del ERP probada y definida claramente.
Vayamos por partes entonces para clarificar cada una de estas ideas y entender su impacto en las operaciones del día a día de una organización. En primer lugar, recordemos que los procesos de negocio son aquellos que nos indican qué y cómo se debe de hacer algún trabajo específico, dentro de las operaciones de la empresa y agregar valor a la operación de la misma. Se debe de poner especial énfasis en las actividades a realizar, si y sólo si, agregan valor a la operación total de la organización, ya que de otra forma, simplemente se estaría perdiendo tiempo valioso y, por consecuencia, dinero. A este respecto, el mundo de los negocios está plagado de ejemplos de la vida real originados por diferentes índoles que trataremos en otro artículo.
Basado en lo anterior, definitivamente una empresa “ES” el reflejo de sus procesos de negocio. Si estos no están definidos, cada colaborador de la organización hará su trabajo como mejor crea o como mejor le parezca o, en el mejor de los casos, como le explicaron que se ha venido haciendo desde siempre. Es aquí en donde está la importancia de definir a detalle el proceso de negocio a realizar para cada área de la empresa y, aunque esto no es suficiente, sí es de suma importancia para sentar las bases de los estándares de eficiencia que toda organización desea. Recordemos que el implantar un ERP es una excelente oportunidad para replantearnos qué se hace y cómo se hacen las cosas dentro de la compañía, para que ésta genere valor agregado y poder así vender más fácilmente su producto/servicio.
Además de definirlos, también es muy importante tomar en cuenta que todos los involucrados los conozcan, los entiendan y además los lleven a cabo. Tal y como lo comentaba en el artículo anterior, toda empresa que he conocido tiene cinco procesos de negocio que hay que tomar siempre en cuenta en cada implantación de un ERP. Desglosemos entonces cada uno de ellos que, aunque se explican por sí solos, debemos considerar ciertos puntos.
1. Proceso de negocio actual. Todas las organizaciones en el mundo funcionan de alguna manera u otra, tengan o no su proceso de negocio formalizado, su funcionamiento se da. Esto nos da la pauta para que se genere la mejora continua, dado lo cambiante del entorno empresarial en la actualidad y el rápido movimiento de las tendencias a nivel mundial, ya que siempre debemos de estar tanto generando tendencias como adaptándonos a las que aparecen cada día en nuestro entorno.
2. Proceso de negocio documentado. Sí, siempre hay un desfase entre el actual y el documentado, esto se debe a la velocidad con la que se mueven las organizaciones ya que aunque se lleve el proceso de negocio documentado de manera formal o bien no se lleve del todo, siempre habrá desfases entre el actual y el documentado. Algo importante es que todas las organizaciones tenemos nuestro proceso de negocio documentado de alguna forma u otra, ya sea con un documento formal o bien mediante correos electrónicos, memorandos, minutas de junta, etc.
3. Proceso de negocio óptimo. Toda organización tiene su proceso de negocio óptimo que, debido a lo cambiante del ambiente empresarial en el mundo, cambia vertiginosamente día a día. Este proceso de negocio, garantiza la mejor forma de trabajo para la organización, así como también maximiza el valor agregado que la empresa genera para el beneficio de sus clientes; sin embargo, dada su característica cambiante siempre es difícil de implementar en los proyectos de ERP. Nunca hay que perderlo de vista y debemos de actualizarlo constantemente, ya que esto nos hará siempre competitivos y a la vanguardia en la preferencia de los clientes.
4. Proceso de negocio deseable. En la mayoría de los casos, el personal involucrado en definir el proceso de negocio de cada área dentro de la empresa, sabe qué es lo que quiere y lo que le gustaría tener para mejorar su área; sin embargo, no necesariamente es alguno de los otros procesos de negocio que aquí describo. En diferentes ocasiones al estar diseñando el proceso de negocio para una organización, me he topado con que la gente empieza a soñar con su proceso con gran ilusión y creyendo en que esa es la mejor forma para llegar a ser más eficientes y efectivos en su trabajo; sin embargo en casi todas las veces, caen en redundancias innecesarias, controles sin sentido, solicitudes de información irrelevante o actividades que más que aportar valor a la empresa, agregan burocratismo o lentitud en la operación del día a día. Más aún, llegan a realizar solicitudes de gráficas o reportes que, días después no saben para qué lo pidieron.
5. Proceso de negocio lograble. Dadas todas las circunstancias que viven las organizaciones con respecto a sus fuerzas, debilidades, carencias y situación de diversas índoles tales como físicas, económicas, de recursos humanos, etc. se debe de tomar en cuenta que el proceso de negocio óptimo no siempre se podrá implantar en la empresa. No tendría sentido alguno el establecer que el proceso de negocio óptimo se llevará a cabo, ya que por una razón u otra es imposible, es por eso que el proceso de negocio lograble es de suma importancia. Este es el proceso de negocio que sirve de base para implementar todo proyecto de ERP.
En resumen, un proyecto de ERP es primero un proyecto de negocio, después uno de tecnología y finalmente uno de personas, ya que primeramente se definen los procesos de negocio a seguir en cada área, para después automatizarlos con tecnología basada en hardware, comunicaciones y software y, finalmente, capacitar, entrenar y asesorar a las personas encargadas de cada uno de los procesos dentro de la compañía.
Arístides T. Palma Barrera
Graduado en 1985 del Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey (ITESM) de la carrera de Ingeniero en Sistemas Electrónicos. Cuenta con estudios de postgrado en el ITESM, en administración de sistemas de información. Además, ha sido catedrático en diferentes universidades a nivel licenciatura y postgrado en las áreas de informática y ha impartido conferencias en innumerables diplomados, foros, congresos y seminarios relacionados con Tecnologías de Información.
Fundador y director general de Zafiro Business Software desde 2009, empresa creadora de Zafiro ERP, sistema de planeación de recursos empresariales orientado a medianas empresas como Clubes Sociales y deportivos, refaccionarias, ferreterías, comercializadoras y de servicios. Puede comunicarse con el ingeniero por medio de apalma@ZafiroERP.com
